Cara Menulis Email Formal Tapi Tidak Kaku (dengan contoh)

Email, (hampir) kapak bermata dua

Seminggu yang lalu, di tempat kerja saya (malas nyebut kantor ah…) diadakanlah sebuah training untuk menunjang pekerjaan kami, termasuk saya. Disitu, juga diadakan standar baku dalam kegiatan aktivitas kerja, misalnya dalam mengangkat telepon, face-to-face, membuat tiket, dan berkirim email. Nah, saya akan membahas mengenai tata cara berkirim email yang resmi, sopan, tidak kaku tapi tidak elastis, dan sesuai dengan kondisi dan situasi. Semoga apa yang saya coba bahas dapat anda praktekkan di tempat kerja anda. Kalau tidak dipraktekkan, harap dibaca dulu agar bisa diterapkan… 😀

1. Penggunaan alamat email yang sesuai dan kalau bisa ambil dari nama asli anda
Pakai alamat email anda (kalau bisa) dengan nama asli anda sendiri, misalnya : phillipe.badrun@gm*il.com

Dan jangan sejangan-jangannya pakai alamat email seperti ini : aquhcyang.cuka@gm*il.com.
Penggunaan alamat email yang ngaco akan membuat si penerima akan menganggap anda orang terkonyol dan tidak ada kesan profesional.
Jika belum ada alamat email yang formal, segera buat email, berguna juga untuk melamar kerja.

NB : Saya sengaja kasih tanda bintang pada host agar anda tidak menganggap ini email benar-benar asli, ini hanya contoh dan rekayasa.
Biasanya, untuk tempat kerja yang memang ada fasilitas email sendiri, nama alamat email ditentukan oleh masing-masing tempat kerja.

2. Mengisi subjek/perihal email dengan padat dan ringkas serta akurat
Masukkan kata kunci yang mengacu dan mewakili isi email yang akan anda isi selanjutnya.
Contoh yang benar : “Maintenance Server Email”
Contoh yang salah : “Maintenance Server Email oleh tim IT, User Pemakai Email Harap Membaca, Jika Tidak Punya Email Abaikan Pesan Ini #email #pesan #penting”

Ingat, subjek email bukan untuk mengisi konten/isi email langsung. Hindari kekosongan subjek email, wajib diisi, seperti hati si penulis…

3. Selalu menggunakan salam pembuka saat mulai mengisi email
Sama seperti ketika anda bertamu ke rumah siapa saja, diusahakan mengucapkan salam terlebih dahulu. Salam pembuka untuk email sederhana dan simpel saja, atau anda bisa memakai salam pembuka seperti saat menulis surat formal (bukan surat cinta!). Bisa saja menggunakan contoh kata “Dengan hormat, “, “Yang terhormat, ” atau keduanya ditambahkan dengan Bapak, Ibu, Saudara, dan Saudari plus nama. Bisa saja anda memakai “Dear… “, misalnya “Dear Ibu Yanti, “.

Sangat tidak disarankan pakai salam pembuka dengan memanggil langsung nama orang yang dituju, atau yang diluar dari yang di atas.
Contoh yang salah : “Yanti,…”, “Hei,…”, “Keparat kurang ajar,…”, dan lain-lain (Mohon maaf kata-katanya). Atau juga hindari pemakaian “Dear Diary,” atau “Dear Honey”, atau malah kalau diplesetkan menjadi “Deer…”.

4. Buat perkenalan terlebih dahulu pada pertama kali isi email (tergantung kondisi)
Perkenalan ini biasa dipakai jika anda bekerja di tempat kerja bagian supplier yang menawarkan penawaran kerjasama atau mungkin anda adalah karyawan baru di suatu tempat kerja. Juga tuliskan maksud anda mengirimkan email kepada yang dituju agar jelas tujuan anda.

Contoh benarnya : Perkenalkan, nama saya Anita Cullen dari PT. ZZZ. Saya ingin mengirimkan portofolio kantor kami sebagai bahan pertimbangan perusahaan tempat Anda bekerja agar dapat bekerja sama dengan kami”.
Contoh salahnya : Mohon sudikah anda untuk membaca email saya karena saya ingin menawarkan produk jasa yang harus anda terima di perusahaan anda bekerja. Saya tidak akan memberitahukan nama saya dan nama perusahaan sampai kerja sama ini terjalin. (pemaksaan)

5. Ucapkan terima kasih jika anda membalas email respon (tergantung kondisi)
Biasanya ucapan terima kasih ini dipakai jika anda hendak membalas atau merespon email dari seseorang yang anda kenal (ya, yang anda kenal) sebelum ke inti pembalasannya.
Misalnya, “Terima kasih atas penawaran harga yang sudah dikirimkan kepada kami…” (Profesional)
Yang salah, “Makacih eaa atas semua pengorbanan dan waktu yang anda relakan untuk pengiriman penawaran mahal dari anda…” (Lebay)

6. Tulis isi pesannya apa yang hendak diinformasikan dan yang mau dimaksudkan
Jika semua di atas sudah selesai, maka langsung saja anda ke topik informasi yang akan anda sampaikan atau informasi yang akan anda balas jika anda membalas email. Di sini, pastikan isi jangan bertele-tele dan membuat si penerima bingung akan informasi yang disampaikan.
Karena isi pesan ini panjang dan memang di sinilah isinya yang berisi. Sebisa mungkin hindari pemakaian kata-kata yang disingkat. Email jangan disamakan dengan mengisi SMS atau nge-tweet, krn email tdk hny sekedar 160 karakter.

Juga jangan sampai terlalu kepanjangan seperti membuat undang-undang, cukuplah satu paragraf hanya terdapat 5 kalimat, disarankan satu email hanya isi 5 isi paragraf agar si pembaca tidak jenuh. Hindari penggunaan properti huruf misalnya mengganti font biasa (Times New Roman, Arial, Tahoma, dll) dengan font unik-unik (Wingdings, Copperlate Gothic, Impact, dll) dan pewarnaan font berlebih, cukup sekedarnya saja. Serta penggunaan background berwarna/bergambar membuat email terkesan tidak profesional.

7. Ada salam pembuka, ya pasti ada salam penutup pada bagian akhir
Untuk penutup isi email, anda bisa memakai kata-kata seperti “Demikian informasi yang dapat saya sampaikan, atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.” (gak bosen ucapin terima kasih yah). Sedangkan penutup katanya bisa menggunakan cukup dengan “Salam, “, “Hormat kami, “, “Hormat saya, “, atau “Thank You, ” biar terkesan british.

8. Pakai signature, biar tidak ribet
Pasti anda bertanya-tanya, kenapa tidak menuliskan nama pada bagian penutup email? Saya sarankan sekalian juga, untuk salam penutup email bisa anda masukkan ke tanda/signature email agar di masa yang akan datang saat anda mengirimkan email, anda tidak perlu menuliskan lagi salam penutup lagi karena signature ini akan menjadi template dalam mengisi email, sehingga otomatis akan nampak pada email anda.

Isi signature berisi informasi atau data anda, misalnya nama anda, alamat tempat kerja anda, nomor telepon, website (jika ada) atau kontak pribadi anda, yang pastinya ada harus siap terlebih dahulu untuk mempublikasikan kontak pribadi anda. Jangan sampai tukang jahil atau spam mengirimkan email ke anda.
Contoh :

Thank You,

Nani Sunani
PT. Combro Sejahtera, Tbk
Jl. Perintis Kemerdekaan No. 1 Tangerang, Banten
Telp : +6221 5123456 | HP : +6285 5087 8503
http://www.combrosejahtera.co.id

(Signature jangan dianggap serius, bro…)

NB : Setting signature tiap email berbeda-beda, bahkan pada aplikasi email client.

9. Cek email anda, apakah terisi dengan benar, terutama si penerima email dan akun email anda (jika anda pakai 2 email dalam satu gadget)
Cek dan pastikan alamat email yang dituju atau si penerima tepat dan sesuai agar email dapat diterima oleh orang yang tepat.
Contoh : Penulisan nama email bryan.minami@gm*il.com (benar) bisa saja anda ketik menjadi (brian.mynamy@gm*il.com). Biasanya jika alamat email salah bahkan belum ada nama email yang terdaftar, secara otomatis akan ada feedback kembali email pemberitahuan bahwa email tidak terkirim karena email tidak tersedia. Lalu, bagaimana jika tidak ada email pemberitahuan? Ya, diterima.

10. Cek juga tata bahasa dan pengejaannya
Anda yang terbiasa menggunakan kata yang disingkat atau kata-kata yang dibuat seolah chubby (alay, red) segera hilangkan kebiasaan itu, apalagi anda mengirimkan kepada atasan di tempat kerja anda. Pastikan ejaan yang benar, kata-kata yang dimengerti, jangan ada kata yang kurang satu huruf atau terpeleset karena tuts jarak keyboard yang dekat, misalnya “anda tahu” menjadi “anda tahi”.

Hindari tanda baca yang berlebihan. Tanda tanya terlalu banyak pada email dianggap anda bodoh dan kelewat kebingungan atau bisa jadi marah. Tanda seru yang banyak seolah-olah anda marah besar. Kalimat yang ditulis dengan huruf kapital/besar semua menandakan anda sedang menjerit atau teriak kesurupan minta disembur. Kata dengan huruf kapital hanya dipakai jika itu bermakna singkatan, misalnya ASAP (As Soon As Possible, bener gak). Pergunakan yang secukupnya saja. Kalau anda marah tetaplah menjaga profesionalitas.

Saya ingatkan jika selalu buat address book untuk email anda agar ketika mengirimkan email tidak terjadi kesalahan pengetikan email. Kesimpulannya, tetaplah profesional dan bersikap layaknya seorang pekerja di tempat kerja (kantor, red) dan seorang yang baik bertutur kata langsung maupun tidak langsung (email).

Sumber referensi :
http://id.wikihow.com/Menulis-Email-Resmi
http://www.englishtown.co.id/community/Channels/article.aspx?articleName=184-email